POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
1. Objetivo
Dar cumplimiento por parte de THERMOCOIL LTDA. a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
2. Marco Conceptual
La Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
THERMOCOIL LTDA., como empresa comprometida con el cumplimiento de la normatividad colombiana y con la protección de los derechos y garantías de la comunidad, se permite diseñar, comunicar e implementar la presente “Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales”, con el fin de que los titulares de datos que reposen en los archivos de THERMOCOIL LTDA. puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes de protección de datos personales.
3. Alcance
La presente “Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales” es aplicable a THERMOCOIL LTDA. Así mismo, la “Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales” aplica para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual, verbalmente o por escrito, por THERMOCOIL LTDA., incluyendo a los empleados, funcionarios, contratistas o agentes de THERMOCOIL LTDA. Incluyendo cualquier información que el titular de la información ingrese, por sí mismo, por medios electrónicos o virtuales dispuestos por THERMOCOIL LTDA.
4. Datos personales sensibles y de Datos niños, niñas y adolescentes
Por regla general, THERMOCOIL LTDA. no solicitará datos sensibles, entendiendo por estos “aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” (Art. 5 Ley 1581/12).
En caso de que en algún momento THERMOCOIL LTDA. requieran tratar datos sensibles, lo harán en cumplimiento de lo dispuesto en el art. 6 de la Ley 1581 y de la normas que lo modifiquen, y solicitando autorización, previa, expresa y clara de su titular. De igual manera, THERMOCOIL LTDA. no solicitara información referida a niños y adolescentes.
5. Uso de la información personal:
THERMOCOIL LTDA. realiza el tratamiento de datos personales lo que incluye entre otros la recolección, el almacenamiento, la actualización, el uso, la circulación, la transferencia, transmisión y supresión, utilizados para las siguientes finalidades:
(1) proporcionarle información de interés tales como productos, servicios, informes financieros de THERMOCOIL LTDA., información accionaria, facturación y cobro de servicios prestados por THERMOCOIL LTDA., entre otras.
(2) enviar información comercial, invitaciones o atenciones de la empresa.
(3) llevar a cabo actividades o procesos ante entidades que forman parte del Régimen de Seguridad Social de Salud (Pensión, Salud, ARP), entidades de medicina prepagada o compañías de seguros.
(4) invitarle a participar en los diferentes procesos adelantados por la empresa.
(5) cumplir con actividades y procesos relacionados con los accionistas e inversionistas de la empresa.
(6) actuaciones, actividades y procesos relacionados, vinculados o referidos con empleados y pensionados de la empresa, incluyendo sus familiares.
(7) actuaciones, actividades y procesos relacionados, vinculados o referidos con contratistas o proveedores de la empresa. Así mismo, la información podrá ser compartida con las autoridades públicas, entidades financieras, o con sus contratistas, para efectos de cumplir con los fines señalados, guardando los parámetros establecidos por la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo complementen o sustituyan.
6. Derechos de los titulares:
El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
(1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frentes a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
(2) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
(3) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.
(4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a los dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
(5) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la constitución.
7. Autorización para el tratamiento de la información
7.1. Autorización para el tratamiento de la información recolectada antes de la expedición del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. En cumplimiento de lo previsto en el decreto reglamentario 1377 de 2013, THERMOCOIL LTDA., mediante el presente documento publicado en su página web, solicitan ratificación y autorización a todos los titulares de datos personales registrados en nuestras bases de datos, para continuar con el tratamiento de la información que ha sido recolectada con anterioridad de la entrada en vigencia del citado decreto.
Si dentro de los 30 días hábiles siguientes a la publicación de la presente “Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales” en el sitio web www.thermocoil.com el titular de la información no manifiesta por cualquier medio ante THERMOCOIL LTDA., la supresión de sus datos personales, es entendido, conforme a derecho, que THERMOCOIL LTDA., podrán continuar con el tratamiento de la referida información, en los términos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 1012 y normas que la complementen y/o sustituyan, como en los términos y condiciones establecidos en la presente “Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales”.
No obstante, lo anterior en cualquier momento, aún después de vencido el plazo antes indicado, el titular de la información podrá solicitar a THERMOCOIL LTDA. la supresión de sus datos personales.
7.2. Autorización para el tratamiento de la información recolectada después de la expedición del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 para los usuarios y/o suscriptores THERMOCOIL LTDA. se permite solicitar autorización para el tratamiento de datos personales para las finalidades señaladas en la presente “Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales”. Para el efecto, el titular podrá diligenciar el documento “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” publicado en el sitio web www.thermocoil.com Igualmente, podrá emitir su autorización a través de los distintos medios que la empresa dispone para tales efectos.
8. Vigencia de la autorización de tratamiento de datos personales
EL titular del dato acepta y reconoce que la autorización de uso de sus datos personales estará vigente durante el tiempo en que THERMOCOIL LTDA. ejerza las actividades propias de su objeto social.
9. Datos de contacto del área responsable de la protección de datos personales
El titular de la información podrá registrar su petición o queja en el domicilio principal ubicado en la Calle 58 No.66B – 11, Barranquilla, del departamento del Atlántico. También podrá ejercer su derecho a través del sitio web www.thermocoil.com
10. Procedimiento de consultas y reclamos
Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá comunicarse con el Responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, en el horario de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 4:00 p.m. o radicar su consulta o reclamo en las oficinas de THERMOCOIL LTDA.
El Responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 para el caso de consultas y reclamos, respectivamente; para el efecto, la solicitud debe contener todos los datos necesarios y aplicables al derecho de petición para garantizar la oportuna y efectiva respuesta. Además, deberá contener la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
Toda solicitud, para ser tramitada, debe presentarse por el titular de los datos o por su representante legal; por lo tanto, el Responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario mediante cualquier medio.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo, con independencia del medio utilizado para su formulación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos referidos a la corrección, actualización o supresión de datos, o por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley deberán contener la identificación del titular del dato, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. Medidas de seguridad
THERMOCOIL LTDA. cuentan con mecanismos internos de seguridad de la información y protocolos de acceso y administración de las bases de datos para evitar vulneración de la información depositada por parte de terceros. No obstante, THERMOCOIL LTDA. se exoneran de responsabilidad por manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentren por fuera de su control como de cualquier situación que no le fuera imputable.
12. Modificación a las políticas de tratamiento de la información y datos personales
THERMOCOIL LTDA. se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, la presente “Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales”. Los cambios efectuados serán publicados y no entrarán a regir sino luego de la publicación de los mismos.
El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los cambios efectuados a la “Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales” constituyen la aceptación de los mismos.
En todo caso, los cambios que se realicen a la presente “Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales” se harán en estricto cumplimiento y respeto de lo establecido en la normatividad colombiana que regula la materia.
13. Fecha de entrada en vigencia de las políticas
Las “Políticas de Tratamiento de la Información y Datos Personales” anteriormente descritas rigen a partir del 30 de Enero de 2019.